ESS – Konfiguration: Schritt-für-Schritt Anleitung

Geändert am Di, 19 Mai um 12:28 NACHMITTAGS

In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du das Employee Self Service (ESS) inklusive Rollen und Berechtigungen für dein Unternehmen konfigurierst.

INHALTSVERZEICHNIS

Schritt 1: Festlegen, wer ESS-Rollen verwalten darf
Schritt 2: ESS – Rollen definieren
Schritt 3: Einrichten von Berechtigungsprofilen
Schritt 4: Allgemeine Einstellungen für den Mandanten
Schritt 5: Freischaltung der Mitarbeitenden für das ESS
Schritt 6: Login der Mitarbeitenden

Schritt 1: Festlegen, wer ESS-Rollen verwalten darf

In den Rollen für das ESS wird entschieden, welche Berechtigungen der Mitarbeitende im ESS hat.

In diesem Artikel erklären wir dir, welche Möglichkeiten es gibt ESS-Rollen zu definieren: ESS (Employee Self Service)-Rollen definieren

Wenn du dich für die Variante „Rollen nach Mitarbeitergruppen strukturieren“ entscheidest, empfiehlt es sich, zusätzlich eine separate Rolle für Teamleitungen anzulegen. Mit dieser Rolle können Teamleitungen ESS-Rollen für ihre Mitarbeitenden verwalten.

Berechtigung	Bedeutung
Rollenberechtigungen	Gibt Zugriff auf den Rollenberechtigungsdialog
WFM One Berechtigungen verwalten	Erlaubt alle Rollenberechtigungen bis auf die ESS Berechtigungen zu verwalten.
ESS Berechtigungen verwalten	Erlaubt die Verwaltung von ESS-Rollenberechtigungen
Rollenberechtigungen erstellen	Es dürfen neue Rollen erstellt und bestehende kopiert werden.
Rollenberechtigungen bearbeiten	Es dürfen Rollenberechtigungen bearbeitet werden (Berechtigungen erweitern oder entfernen).
Rollenname bearbeiten	Es dürfen die Namen der Rollen bearbeitet werden.
Rolle löschen	Es dürfen Rollen gelöscht werden.

Wenn Teamleitungen ausschließlich ESS-Rollen verwalten sollen, darf ihnen die Berechtigung „WFM One Berechtigungen verwalten“ nicht zugewiesen werden.

Hinweis:
In diesem Dialog gelten die Berechtigungen des Rollen-Berechtigungsprofils.
Das bedeutet, dass dir nur die Rollen angezeigt werden, für die du eine entsprechende Berechtigung besitzt.

Schritt 2: ESS – Rollen definieren

Nachdem festgelegt wurde, welche Personen ESS-Rollen verwalten dürfen, müssen im nächsten Schritt die benötigten ESS-Rollen angelegt und konfiguriert werden.

In diesem Artikel erklären wir dir ausführlich, welche Funktionen und Berechtigungen die einzelnen ESS-Berechtigungen steuern: Berechtigungen für ESS-Rollen

Hier erfährst du mehr über den Aufbau des Rollenberechtigungsdialog und wie du mit ihm arbeitest: Rollenberechtigungen

Schritt 3: Einrichten von Berechtigungsprofilen

Berechtigungsprofile steuern, welche Arbeitsplätze, Teams, Abwesenheiten und Schichten Mitarbeitende im ESS sehen oder anfragen dürfen.

Für das ESS sind insbesondere folgende Register in den Berechtigungsprofilen relevant (Administration - Benutzerprofile):

Berechtigungsprofil – Register	Bedeutung für das ESS
Arbeitsplatz	Steuert, welche Arbeitsplätze im ESS angefragt werden können Steuert, welche MA ich in der Teamübersicht sehen kann (Orga-Einheit) Legt fest, auf welche Arbeitsplätze in der Teamübersicht gefiltert werden darf
Schichtmodell	Steuert, welche Schichten im ESS angefragt werden können Voraussetzung: Im Dialog „Schichtmodelle“ (System > Schichtmodelle) muss in der Spalte „SSP“ ein Häkchen beim jeweiligen Schichtmodell gesetzt sein
Bereitschaftstyp	Legt fest, auf welche Teams in der Teamübersicht gefiltert werden darf
Team	Gibt an, auf welche Teams ich in der Team-Übersicht filtern darf
Abwesenheit	Steuert, welche Abwesenheiten im ESS angefragt werden können Voraussetzung: Im Dialog „Abwesenheiten – Definition“ muss in der Spalte „SSP“ ein Häkchen gesetzt sein
Rollen	Relevant für Benutzer, die ESS-Rollen verwalten dürfen Steuert, welche Rollen vergeben werden können Steuert, welche Rollen im Rollenberechtigungsdialog bearbeitet werden dürfen.

Schritt 4: Allgemeine Einstellungen für den Mandanten

Einige ESS-Einstellungen können ausschließlich von Systemadministratoren von PLI vorgenommen werden.
Diese Einstellungen gelten für den gesamten Mandanten.

Folgende Einstellungen sind für das ESS relevant:

Planungsfreigabe aktiv
Steuert, ob Einsatzplan und Teamübersicht nur freigegebene Planungsdaten anzeigen sollen.
Live-Aktualisierung im ESS (Anwesenheitsstatus) – aktuell noch in der Entwicklung
Wenn aktiviert, wird der Anwesenheitsstatus im ESS automatisch in Echtzeit aktualisiert.
Anwesenheitsstatus: Aktualisierungsrate in Minuten
Relevant, wenn keine Live-Aktualisierung aktiviert ist.
Legt fest, in welchem Intervall der Anwesenheitsstatus aktualisiert wird.
Live-Aktualisierung im ESS (Planungsdaten) – aktuell noch in der Entwicklung
Wenn aktiviert, werden Planungsdaten im ESS automatisch in Echtzeit aktualisiert.
Planungsdaten: Aktualisierungsrate in Minuten
Relevant, wenn keine Live-Aktualisierung aktiviert ist.
Legt fest, in welchem Intervall Planungsdaten geprüft und aktualisiert angezeigt werden

Schritt 5: Freischaltung der Mitarbeitenden für das ESS

Damit sich Mitarbeitende im ESS anmelden können, benötigen sie:

einen WFM ONE Benutzer
mindestens eine ESS-Rolle
in den meisten Fällen ein Berechtigungsprofil
- Ausnahme: Ein Berechtigungsprofil ist nicht erforderlich, wenn Mitarbeitende keine Anfragen stellen dürfen und keinen Zugriff auf die Teamübersicht benötigen.

Als letzten Schritt müssen sich die Mitarbeitenden im ESS anmelden.

Im folgenden Artikel zeigen wir dir die Möglichkeiten, wie sich Mitarbeitende im ESS anmelden können:
ESS (Employee Self Service): Registrierung und Login ohne SSO