Personalstamm - Register Urlaub

Geändert am Di, 23 Jun um 4:03 NACHMITTAGS

Wenn in eurem WFM One-Mandanten ein Urlaubskonto hinterlegt ist, erhältst du in diesem Register eine Übersicht über die Urlaube deiner Mitarbeitenden.

INHALTSVERZEICHNIS

Navigation
Bezugsjahr auswählen
Aufbau des Dialogs
Leistungskennzahlen (KPIs)
Zusatzinformationen
Urlaubskonto
Jahresansicht

Unter Personal → Personalstamm → Mitarbeitenden öffnen → Reiter auswählen

Bezugsjahr auswählen

Am oberen linken Rand des Dialogs kannst du das gewünschte Jahr auswählen. Alle angezeigten Daten beziehen sich auf das ausgewählte Jahr. Standardmäßig ist das aktuelle Jahr vor eingestellt.

Aufbau des Dialogs

Der Dialog ist in mehrere Abschnitte unterteilt, die je nach Bedarf ein- oder ausgeklappt werden können.
Folgende Abschnitte stehen zur Verfügung:

Leistungskennzahlen (KPIs)
Urlaubskonto
Zusatzinformationen
Jahresansicht

Standardmäßig sind alle Abschnitte aufgeklappt. Oben rechts hast du zudem die Möglichkeit direkt die Abwesenheitserfassung zu öffnen.

Leistungskennzahlen (KPIs)

Die Leistungskennzahlen bieten dir einen schnellen Überblick über den genommenen, geplanten sowie den verbleibenden Urlaub eines Mitarbeitenden.

Dabei stehen dir folgende Informationen zur Verfügung:

Spalte	Bedeutung
Vorjahr	Resturlaub aus dem Vorjahr
Urlaubsanspruch	Urlaubsanspruch im ausgewählten Jahr
Gesamt	Gesamtanspruch (Summe aus Vorjahr und Urlaubsanspruch)
Genommen	Genommener Urlaub im ausgewählten Jahr
Rest	Resturlaub nach aktuellem Stand
Geplant / *In Planung	Eingetragener akzeptierter Urlaub in der Planung (bereits genommen und in der Zukunft)
Ungeplant	Urlaub, der vom Gesamtanspruch noch nicht in der Planung eingetragen wurde
Geplant %	Prozentualer Anteil des geplanten Urlaubs
*Angefordert	Angefragter, nicht bearbeiteter Urlaub des Mitarbeitenden

* Aus den Diagrammen

Zusätzlich zu der Tabelle kannst du dir darunter die Verteilung des Urlaubs in verschiedenen Diagrammen anzeigen:

Zusatzinformationen

In der Tabelle „Zusatzinformationen“ kannst du ergänzende Angaben zum Mitarbeitenden erfassen, die für die Urlaubsplanung relevant sind.

Folgende Spalten stehen dir zur Verfügung:

Spalte	Bedeutung
Jahr	Aktuell ausgewähltes Bezugsjahr auf die sich die Zusatzinformationen beziehen.
Behinderung	Informatives Feld ,Wichtig für Zusatzurlaub
Gebunden an Schulferien	Wenn "Ja" - Auswahl des Bundeslands für die Schulferien Wenn "Ja", dann wird im Abwesenheitsanfragen-Dialog die Spalte Kind mit "Ja" gefüllt Relevant für die Index-Berechnung bei der Jahresurlaubsplanung Bestimmt die Anzeige der Ferien in der Jahresübersicht
Partner Betriebsferien	Informatives Feld Relevant für die Index-Berechnung
Abgabe Urlaubsplanung bis	Relevant für die Jahresurlaubsplanung
Abgegeben am	Relevant für die Indexberechnung
Geändert am	Datum der letzten Änderung
Geändert von	Benutzername der zuletzt bearbeitenden Person

Urlaubskonto

Im Abschnitt Urlaubskonto erhältst du eine detaillierte Übersicht über den Urlaubsanspruch sowie die bereits verplanten Urlaube eines Mitarbeitenden.

Übersicht Urlaubsanspruch

Im oberen Bereich wird der gesamte Urlaubsanspruch für das ausgewählte Jahr zusammengefasst:

Urlaubsanspruch Vorjahr: Übertragene Resturlaubstage aus dem vorherigen Jahr
Urlaubsanspruch aktuelles Jahr: Jahresurlaubsanspruch für das aktuell gewählte Bezugsjahr
Urlaubsanspruch gesamt: Summe aus Vorjahresübertrag und aktuellem Jahresanspruch

Über die Schaltfläche „Urlaubskonto neu berechnen“ kannst du die Werte bei Bedarf aktualisieren.

Urlaubsanspruch bearbeiten

Klappst du das gewünschte Jahr auf, werden die vorhandenen Einträge zum Urlaubsanspruch angezeigt. Das angezeigte Jahr richtet sich dabei nach dem oben ausgewählten Bezugsjahr.

Über die Schaltflächen Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen kannst du die Einträge verwalten. Wähle zum Bearbeiten und Löschen vorher einen Datensatz aus.

Die Bezeichnung muss pro Jahr eindeutig sein und mindestens 5 Zeichen enthalten.
Wird eine bereits vorhandene Bezeichnung erneut verwendet, überschreibt das System den bestehenden Eintrag.
Im Feld Wert kann ein positiver oder negativer Wert eingetragen werden, um den Urlaubsanspruch entsprechend zu erhöhen oder zu reduzieren.
Das Feld Notiz ist optional und dient zur Dokumentation von Änderungen.
Änderungen werden erst nach dem Speichern über den Button aktualisieren übernommen.

Wichtig:
Klicke nach Abschluss deiner Änderungen auf „Urlaubskonto neuberechnen“, damit alle Anpassungen korrekt in das Urlaubskonto übernommen und neu berechnet werden.

Detailübersicht der Urlaube

Im unteren Bereich werden alle erfassten Urlaube tabellarisch dargestellt. Für jeden Eintrag stehen folgende Informationen zur Verfügung:

Urlaubszeitraum: Zeitraum des eingetragenen Urlaubs
Abwesenheit: Art der Abwesenheit (z. B. Urlaub)
Relevante Urlaubstage: Anzahl der angerechneten Urlaubstage für den Zeitraum
Resturlaub: Verbleibender Urlaubsanspruch nach Berücksichtigung des jeweiligen Eintrags

Am unteren rechten Rand wird zusätzlich der aktuell verbleibende Urlaubsanspruch in Tagen hervorgehoben angezeigt.

Die Tabelle zeigt dir damit transparent, wie sich der Resturlaub nach jeder Buchung verändert – ähnlich wie bei einem Bankkonto, bei dem jede Transaktion den aktuellen Kontostand beeinflusst.

Zusätzlich kannst du die einzelnen Einträge aufklappen, um weitere Details einzusehen. Dazu gehören beispielsweise:

Beantragt am: Datum, an dem der Urlaub beantragt wurde
Genehmigt am: Datum der Genehmigung
Genehmigt von: Verantwortliche Person, die den Urlaub freigegeben hat

So erhältst du bei Bedarf einen detaillierten Einblick in die einzelnen Urlaubsbuchungen.

Jahresansicht

Die Jahresansicht bietet dir einen übersichtlichen Kalender über alle Abwesenheiten eines Mitarbeitenden im ausgewählten Jahr.

Zur besseren Orientierung sind bestimmte Tage farblich hervorgehoben:

Wochenenden werden grau dargestellt
Feiertage sind lila markiert
Schulferien werden gelb angezeigt

Über die entsprechenden Schaltflächen „Wochenende“, „Feiertage“ und „Schulferien“ kannst du die jeweiligen Markierungen ein- oder ausblenden. So lässt sich die Ansicht individuell anpassen und auf die für dich relevanten Informationen fokussieren.

Bewegst du den Mauszeiger über einen Tag, wird dir das genaue Datum der jeweiligen Zelle angezeigt.

Über den Button „Abwesenheitserfassung öffnen“ auf der rechten Seite gelangst du direkt zur Abwesenheitserfassung, um neue Abwesenheiten für den Mitarbeitenden zu erfassen.