Abwesenheiten - Definition

Geändert am Mi, 21 Mai um 9:06 VORMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS

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Abwesenheiten stellen in der Personaleinsatzplanung alle Zeiträume dar, in denen Mitarbeitende nicht am Arbeitsplatz anwesend sind und ihre regulären Aufgaben nicht erfüllen können. Diese können sowohl geplant als auch ungeplant sein und haben einen direkten Einfluss auf die Personalplanung und -besetzung.

Beispiele für Abwesenheiten

Geplante Abwesenheiten:

Urlaub
Feiertage
Elternzeit
Weiterbildung
Dienstreisen
Sabbatical

Ungeplante Abwesenheiten:

Krankheit
Unfall
Betreuung eines kranken Angehörigen
Unvorhergesehene persönliche Gründe

Zur Definition einer Abwesenheit gehören folgende Inhalte:

Kennzeichen (max. 10 Zeichen)	Beispiel: U für Urlaub - Anzeige in Mitarbeiter Detailplanung und auf Berichten
Bezeichnung (max. 50 Zeichen)	Beispiel: Urlaub oder Krank - Anzeige z. B. im Dialog Operative Einsatzplanung und weiteren Planungsdialogen
Typ	Zur Kategorisierung der Abwesenheiten, hier kann aus einem Katalog ausgewählt werden. Beispiel: Urlaub, Krank oder Sonstiges. Die Abwesenheiten aller Typen können an das Feature Zeiterfassung übertragen werden, sofern die Zeiterfassung ebenfalls im Einsatz und konfiguriert ist.
Tageshälfte	Bei einer halbtägigen Abwesenheit kann entweder die erste oder die zweite Hälfte des Arbeitstages gewählt werden. Die Einteilung orientiert sich an der individuellen Arbeitszeit. Beispiel: Wenn die Arbeitszeit von 6:00 bis 14:00 Uhr geht, bedeutet eine halbtägige Abwesenheit entweder: Erste Tageshälfte: Abwesenheit von 6:00 bis 10:00 Uhr Zweite Tageshälfte: Abwesenheit von 10:00 bis 14:00 Uhr
Sortierung	Kennzahl, um häufig genutzte Abwesenheiten am Listenanfang darzustellen und um eine alphabetische Reihenfolge zu umgehen.
Wert	Im Falle von Urlaub wird hier die Anzahl Urlaubstage angegeben, die für diese Abwesenheit abgezogen werden sollen. Ist die Zeiterfassung ebenfalls im Einsatz, so beschreibt der Wert die Zeitgutschrift für diese Abwesenheit. Beispiel: Wert = 0 bei Krank ohne Lohnfortzahlung (es erfolgt keine Zeitgutschrift), Wert = 1 bei Krank mit Lohnfortzahlung (es erfolgt eine automatische Zeitgutschrift in Höhe der Sollzeit).
SU	Kennzeichen, ob es sich bei der Abwesenheit um Sonderurlaub handelt, der den Urlaubsanspruch des Mitarbeitenden nicht reduziert. Wert = 1 und Kennzeichnung als SU => es wird eine Urlaubszeit an die Zeiterfassung übertragen, aber es erfolgt kein Abzug vom Urlaubsanspruch.
UV	Abwesenheitsart für die Genehmigung von Urlaub "unter Vorbehalt" in der Abwesenheitserfassung / -Planung (Abwesenheitsworkflow).
oLFZ	Kennzeichnung von Abwesenheiten ohneLohnfortzahlung. Beispiel: unbezahlter Urlaub.
Gruppierung	Möglichkeit zur Freitext Gruppierung der Abwesenheiten innerhalb des Dialogs.
Notiz	Freitext; Informationen zu der jeweiligen Abwesenheit, die bei der Auswahl der Abwesenheit in den Planungsdialogen und im SelfService Portal als Tooltip angezeigt wird.
DO	Dominant Ermöglicht das Überschreiben anderer Abwesenheitskennzeichen innerhalb des gleichen Abwesenheitstyps: Urlaub, Krank, Sonstiges
AL	Abwesenheit durch Ausleihe von Mitarbeitenden an andere WFM One-Mandanten
Ausleihe Mandant	Angabe des Mandanten, damit beim Abwesenheitskennzeichen Ausleihe ersichtlich ist, bei welchem Mandanten sich der Mitarbeitende befindet.
Hintergrundfarbe	Zur Darstellung in den Planungsdialogen und teilweise auf Berichten (inklusive Outlook-Farben). In Bezug auf Barrierefreiheit bitte auf ausreichenden Kontrast zur Schriftfarbe achten!
Vordergrundfarbe (Schrift)	Zur Darstellung in den Planungsdialogen und teilweise auf Berichten (inklusive Outlook-Farben). In Bezug auf Barrierefreiheit bitte auf ausreichenden Kontrast zur Hintergrundfarbe achten!
Typ	Auswahl, ob die Abwesenheit für Personal oder Ressourcen zur Verfügung steht.
Aktiviert	Nur wenn eine Abwesenheit aktiv ist, erscheint sie in den Planungsdialogen zur Auswahl.
SSP	Anzeige der Abwesenheit im SelfService Portal bei der Erstellung von Einsatzanfragen durch den Mitarbeiter
AU-Beleg	Standardabwesenheit für die Erfassung von AU Belegen (Auslöser für den Belegprozess).
Sollzeit Abzug Wert	Soll die Sollzeit des Mitarbeitenden bei dieser Abwesenheit gekürzt oder gelöscht werden, muss entsprechend 1 oder 0,5 (halber Tag) hinterlegt werden.
AW	Option zur Kennzeichnung von Abwesenheiten, bei denen ein Mitarbeiter zwar körperlich nicht im Betrieb ist, aber dennoch anwesend (im Dienst) ist. Beispiel: Außendienst, Homeoffice, Berufsschule oder Fortbildung. Die Mitarbeitenden werden dann als anwesend in den Planungsdialogen dargestellt.
RA	Reportausgabe - Ausgabe der Abwesenheiten nur auf speziellen Reports
DA	Dienstliche Abwesenheit
NU	Nicht untertägig. Wird dieses Flag gesetzt, ist die Abwesenheit nicht für untertägige Planungseinträge verfügbar.
Training	Diese Abwesenheiten werden im Trainingsmanagement zur Auswahl angeboten.
Hintergrundfarbe Anfrage	Die Farbe, die für eine Anfrage der Abwesenheit verwendet wird.
Standardzeit von	Spezialfunktion - wird für Importe genutzt, um z. B. Mengen auf einen Schichttyp zuordnen zu können.
Standardzeit bis	Spezialfunktion - wird für Importe genutzt, um z. B. Mengen auf einen Schichttyp zuordnen zu können.
Zeitguthaben (Minuten)
Export Ref.	Referenz beim Export von Abwesenheiten an Drittsysteme, Beispiel: SAP.
Geändert am	Zeitpunkt der letzten Änderung
Geändert von	Benutzername der zuletzt ändernden Person

Definiere Abwesenheiten für deine Personalplanung. Wenn du einem Mitarbeiter die Option Abwesenheit mit Typ Ausleihe definiert hast, wird dies im Personalstamm Ausleihe angezeigt.

Abwesenheit anlegen

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Füge relevante Angaben hinzu. Eine neue Abwesenheit ist automatisch aktiv, kann bei der Anlage bereits deaktiviert werden. "Geändert am" und "Geändert von" wird automatisch vom System gepflegt.
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Abbrechen: Wenn du die Erstellung abbrechen möchtest, klicke auf den "Abbrechen"-Button.

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Abwesenheit löschen

Wähle eine Abwesenheit aus, indem du auf die Zeile klickst. Die gewählte Abwesenheit wird farbig hervorgehoben.
Klicke auf den "Löschen"-Button. Achte auf eine Systemmeldung.

Hinweis:
Du kannst nur eine Abwesenheit löschen, die nicht verwendet wird oder zugewiesen ist. Du kannst die Abwesenheit aber über den Parameter "Aktiviert" deaktivieren.